Mencari Akar Masalah

Berita headline Kompas hari ini: menurut JK, banyaknya kecelakaan dan
800 lebih kematian selama masa mudik Lebaran adalah karena manajemen
mudik Lebaran yang amburadul. JK bilang kudunya koordinasi dipimpin
oleh Wapres, supaya koordinasi berjalan lintas instansi dan daerah
dengan baik. Jadi berbagai kecelakaan itu adalah gambaran dari
manajemen yang buruk.

Saya setuju sekali.

Berita lain, Ketua Masyarakat Transportasi Indonesia, Danang
Parikesit, mengatakan bahwa berbagai kecelakaan selama mudik ini
berlangsung selama bertahun-tahun. Tidak pernah ada upaya mencari akar
masalah.

Sekarang, dari pengalaman saya pribadi sebagai konsultan di sebuah
lembaga audit pemerintah. Tipikal laporan audit mereka secara
sederhana adalah:

Temuan:
1. Diketemukan kekurangan pemasangan con block sebanyak 100 buah.
2. Diketemukan mur baut yang copot, paling tidak 200 buah, dari
struktur jembatan baja yang sedang dikerjakan.

Rekomendasi:
1. Kontraktor supaya memasang kekurangan con block sebanyak 100 buah.
2. Kontraktor supaya memasang mur baut yang copot.

Anda menemukan benang merah dari ketiga cerita di atas?

Ya, benang merahnya adalah: akar masalah yang diabaikan.

Dalam kasus laporan audit tsb, laporan yang ideal sebenarnya adalah:
1. Diketemukan kekurangan pemasangan con block sebanyak 100 buah.
2. Diketemukan mur baut yang copot, paling tidak 200 buah, dari
struktur jembatan baja yang sedang dikerjakan.
3. Diketemukan bahwa mandor dari kontraktor tidak melakukan pengawasan
secara menyeluruh. Mandor merangkap tugas sebagai tukang, sehingga
quality assurance terabaikan.
4. Diketemukan bahwa kontraktor pengawas tidak melakukan uji sampling
pengawasan sesuai dengan profil risiko. Pengawas hanya datang selama
beberapa jam meninjau proyek dan tidak melakukan uji teknis,
mengandalkan laporan dari mandor tanpa uji pembanding.

Rekomendasi:
1. PPK supaya meminta perbaikan SOP dan job description kontraktor
pelaksana, termasuk peran mandor harus khusus menangani quality
assurance. Hasil perbaikan SOP dan job description ini harus
dikirimkan ke auditor dalam waktu 1 bulan sejak laporan audit
diterima.
2. PPK supaya memutus kontrak kontraktor pengawas, dan melakukan
pengawasan sendiri.
3. dsb yang terkait dengan manajemen dan internal control system.

Itulah beda antara aparat pemerintah yang melihat bahwa 800 orang
kecelakaan itu sebagai incidents yang merupakan isolated events,
dengan JK yang melihat bahwa berbagai insiden tersebut saling
berhubungan satu sama lain, merupakan kegagalan sistemik karena
kegagalan manajemen.

Pemerintah (Menhub, Polri, GUbernur, dsb) melihat masalahnya sama
dengan yang dilihat JK: mudik dengan motor berbahaya, kereta api belum
bisa jadi andalan, bis terlalu mahal, jalan sempit, dsb. Bedanya
Pemerintah tidak mencari akar masalahnya lagi, sementara JK melihat
bahwa akar masalahnya adalah soal manajemen, kegagalan pemerintah pada
level tertinggi: presiden dan wakil presiden, yang tak memimpin
langsung manajemen mudik nasional ini.

Tahun lalu saya membaca buku Problem Solving 101 dari Ken Watanabe,
buku kecil yg mengajarkan anak-anak sekolah di Jepang belajar probelm
solving memakai problem tree dan tools sederhana lainnya. Buku ini
laris manis di Jepang, sampai ke kalangan bisnis. Intinya cuma membuat
tujuan, problem tree, membuat hipotesa, tes hipotesa dg interview dsb,
hitung pro cons, dan ambil keputusan-eksekusi. Tidak dengan tools yg
rumit, tapi sederhana.

Buku ini perlu dibaca oleh birokrat negeri ini, termasuk Presiden,
daripada hanya mengeluh dan prihatin.

Ini penjelasan bukunya:

Problem Solving 101 started out as a simple guide to teach Japanese
schoolchildren critical thinking skills. But it quickly became an
adult bestseller, thanks to the powerful effectiveness of Ken
Watanabe's problem solving methods. The tools in this book come from
the author's experience as an elite McKinsey consultant. But you don't
need an MBA or complicated computer software to use them. You'll learn
how to broaden and organize your thinking about a problem, so that
more possible solutions become clear.

Di toko buku di Jakarta, harga sekitar 130 ribu rupiah. Monggo dibeli
karena ini bagus sekali.